Normativa colombiana
La Resolución 3100 de 2019 define cómo se inscriben los prestadores de servicios de salud en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y cómo se habilitan sus servicios. El profesional independiente es uno de esos prestadores. Esta ficha resume la autoevaluación, los documentos, la vigencia y el estándar de historia clínica. Es contenido informativo y no reemplaza la asesoría jurídica.
La Resolución 3100 de 2019 del Ministerio de Salud define los procedimientos y las condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de sus servicios, y adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud, que hace parte de ella. Aplica, entre otros, a las instituciones prestadoras y a los profesionales independientes de salud.
La lógica es sencilla: todo prestador debe estar inscrito en el REPS con al menos una sede y un servicio habilitado. Lo que se habilita no es la persona ni el local, sino cada servicio que se ofrece, y para cada uno se declaran las condiciones de capacidad técnico-administrativa, suficiencia patrimonial y financiera, y capacidad tecnológica y científica que le apliquen.
El manual define a los profesionales independientes como las personas naturales egresadas de un programa de educación superior de ciencias de la salud, con facultades para actuar de manera autónoma en la prestación del servicio. Pueden contar con personal de apoyo de nivel técnico o auxiliar. Es la figura de quien atiende en su propio consultorio sin constituir una persona jurídica.
La diferencia práctica con una institución prestadora (IPS) está en los soportes. A una IPS el manual le pide, entre otros, certificado de existencia y representación legal, certificación de suficiencia patrimonial y financiera, NIT, RUT y licencia de construcción. Al profesional independiente le pide una lista más corta, centrada en su persona y en sus instalaciones, y lo hace responsable de cada servicio que habilita.
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Crear mi cuenta gratisLa autoevaluación es la verificación que hace el propio prestador de las condiciones de habilitación del manual, seguida de la declaración de su cumplimiento en el REPS. Según el artículo 5, es requisito antes de la primera inscripción y de la habilitación de cada servicio, y vuelve a exigirse en momentos definidos a lo largo de la vida del prestador.
El mismo artículo agrega una regla que conviene tomar en serio: si al autoevaluarse el prestador encuentra que incumple una o más condiciones de habilitación de un servicio, debe abstenerse de registrarlo, ofertarlo y prestarlo. La autoevaluación no es un formulario de trámite; es la declaración de que el consultorio ya cumple.
La inscripción se hace ante la secretaría de salud departamental o distrital, o la entidad que tenga esas competencias, donde se ubicará el prestador. En su página web se busca el enlace de inscripción del aplicativo REPS, se determinan la sede o sedes, los servicios con su complejidad, modalidad y capacidad instalada, y se diligencian el formulario y la declaración de autoevaluación por servicio.
Luego se imprime y radica el formulario con los soportes. La secretaría verifica que estén completos, asigna el código de inscripción, registra la inscripción y expide la constancia de habilitación y el distintivo de cada servicio. Desde ese momento el prestador se considera inscrito y puede ofertar y prestar el servicio. La resolución señala que la inscripción y la habilitación son trámites gratuitos.
Además de la declaración de autoevaluación que genera el REPS, el numeral 9.1.3.1 del manual enumera los soportes propios del profesional independiente. Son copias impresas, y conviene reunirlas antes de empezar a diligenciar el formulario, porque la secretaría devuelve el trámite cuando los soportes no corresponden a los previstos.
El certificado eléctrico depende del edificio. Para edificaciones construidas antes de mayo de 2005 se pide una certificación de un profesional competente de que las instalaciones no representan alto riesgo, más un plan de ajustes. Para las construidas después, o adaptadas como instituciones de salud, la certificación la expide un organismo de inspección acreditado por la ONAC.
Según el artículo 10, la inscripción inicial en el REPS tiene una vigencia de cuatro años, contados desde que la secretaría de salud realiza la inscripción. Puede renovarse por un año siempre que el prestador haya hecho la autoevaluación y la haya declarado en el REPS durante el cuarto año y antes del vencimiento. Las renovaciones posteriores también son anuales, con autoevaluación previa.
Quien deja vencer el plazo sin autoevaluar todos sus servicios ve inactivada su inscripción, y para volver debe repetir el procedimiento de inscripción y solicitar visita de reactivación. Una inscripción después de una inactivación tiene vigencia de un año. Anote la fecha de inscripción y ponga un recordatorio con meses de margen antes del cuarto año.
Entre los estándares que se aplican a todos los servicios está el de historia clínica y registros, que el numeral 11.1.6 del manual desarrolla en criterios concretos. Es el estándar que más depende del día a día del consultorio: no se cumple con un documento guardado en un cajón, sino con cada nota que se escribe después de atender.
Si usa medios electrónicos, el estándar pide además que el prestador presente un documento firmado por un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente, que certifique que el mecanismo cumple la normatividad sobre autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. Ese documento es del prestador, sea cual sea el software que use.
Ningún software habilita un consultorio ni garantiza la habilitación: es un trámite del prestador ante la secretaría de salud. Lo que un sistema de historia clínica puede aportar es evidencia del estándar de historia clínica y registros. En DoctIA cada paciente tiene un expediente único, y al firmar la nota queda bloqueada con fecha, hora y profesional.
Lo que se agregue después va en una nota aclaratoria fechada aparte, los consentimientos informados se firman en pantalla y quedan en el expediente, y cada usuario ve solo lo que su rol permite. El procedimiento escrito de consentimiento, la autoevaluación y el documento del ingeniero de sistemas siguen a cargo del prestador.
Expediente único, notas firmadas y bloqueadas con fecha y hora, y consentimientos en el expediente. 9 días de prueba, sin tarjeta.
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