Guía paso a paso
Abrir un consultorio independiente es una secuencia de decisiones en la que el orden importa: un local mal elegido complica la habilitación, y una historia clínica improvisada complica todo lo demás. Esta guía ordena los pasos, desde el registro profesional hasta el primer cobro, y señala qué conviene resolver con la secretaría de salud y qué con su contador.
Todo empieza por usted como prestador. En la inscripción en el REPS, la Resolución 3100 de 2019 le pedirá copia de su documento de identidad, de sus títulos de pregrado y posgrado, y de la tarjeta profesional, la resolución de autorización del ejercicio o la inscripción en el ReTHUS. Si estudió en el exterior, necesitará la convalidación del Ministerio de Educación.
Revíselo antes de buscar local: un título sin convalidar o una especialidad que no aparece en su registro detiene el trámite cuando ya está pagando arriendo. Tenga también a mano copias digitales de todo, porque las pedirán la secretaría de salud, las entidades con las que contrate y, más adelante, su propia página del consultorio.
Lo que se habilita son servicios, y cada servicio tiene condiciones de infraestructura y dotación. El manual de la Resolución 3100 de 2019 distingue, por ejemplo, el consultorio donde se hace examen físico, que exige elementos como camilla, tensiómetro y fonendoscopio, del ambiente de entrevista donde no se examina ni se hacen procedimientos. Defina primero qué va a ofrecer y en qué modalidad.
Con eso claro, revise el local con la lista del manual en la mano, no después. Hay detalles que no se arreglan con dinero en una semana, como la unidad sanitaria apta para personas con movilidad reducida o el tipo de certificado eléctrico que exige la edad del edificio.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisCon el local listo, haga la autoevaluación: verifique usted mismo que cumple las condiciones de habilitación de cada servicio y declárelo en el REPS, desde la página de la secretaría de salud departamental o distrital. Si en ese ejercicio descubre que no cumple una condición, la norma le pide abstenerse de ofertar y prestar ese servicio hasta cumplirla.
Luego radique el formulario con los soportes. Cuando la secretaría registra la inscripción y expide la constancia de habilitación, usted queda inscrito y puede empezar a atender; el distintivo de cada servicio se imprime y se fija en un lugar visible. La inscripción inicial dura cuatro años y después se renueva cada año con una nueva autoevaluación.
La historia clínica no se organiza cuando ya hay pacientes: la primera consulta debe abrir una historia completa. La Resolución 1995 de 1999 fija sus características y componentes, la Resolución 839 de 2017 obliga a conservarla mínimo 15 años desde la última atención, y el estándar de historia clínica de la habilitación pide, entre otros puntos, notas con fecha, hora, nombre y firma del autor.
Elija el sistema antes de abrir y pruébelo con casos ficticios de su especialidad. DoctIA, por ejemplo, estructura la nota por tipo de atención, la bloquea al firmarla y reúne en un expediente único antecedentes, evolución, adjuntos y consentimientos firmados en pantalla. Si lleva historia electrónica, recuerde que la habilitación pide un documento firmado por un ingeniero de sistemas.
Desde el primer paciente usted trata datos de salud, que la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 consideran sensibles. Necesita la autorización previa, expresa e informada del titular, una política de tratamiento de datos escrita y un canal para atender consultas y reclamos. La Superintendencia de Industria y Comercio vigila su cumplimiento.
Piense en todos los lugares donde entran datos: la reserva en línea, el WhatsApp del consultorio, el correo y la recepción. La autorización de tratamiento de datos es un documento distinto del consentimiento informado de un procedimiento, y conviene tener ambos listos antes de abrir. Es contenido informativo y no reemplaza la asesoría jurídica.
Esta guía no le dirá qué régimen tributario le corresponde ni desde cuándo debe facturar electrónicamente: eso depende de su situación y lo define con un contador antes de cobrar la primera consulta. Pregúntele también con qué proveedor expedirá las facturas y cómo se registrarán los pagos en efectivo, por transferencia y con tarjeta.
Si va a atender pacientes de EPS, aseguradoras, planes voluntarios o empresas, sume una pregunta: cómo presentará el RIPS. La Resolución 2275 de 2023 lo establece como soporte de la factura electrónica de venta en salud, en JSON según su anexo técnico. Un software de historia clínica puede generarlo; DoctIA, por ejemplo, lo genera, pero no factura ni presenta el archivo por usted.
Un consultorio nuevo vive de que lo encuentren y de que agendar sea fácil. Defina su horario real, la duración de cada tipo de consulta y un canal de contacto que pueda sostener. Una página con servicios, dirección, horario y botón de reserva le evita contestar las mismas preguntas todo el día; publique primero lo esencial y complete el resto después.
En DoctIA la agenda está integrada con la historia, la página pública de reservas vincula cada cita al expediente por el documento del paciente, y el recordatorio sale por correo unas 24 horas antes cuando el paciente dejó su correo. Las cuentas del consultorio, en cambio, las lleva con su contador: DoctIA no tiene módulo de caja ni factura.
El error más costoso es firmar el arriendo antes de revisar el local contra las condiciones del servicio, y descubrir después que falta una unidad sanitaria adecuada o que el certificado eléctrico exige obras. El segundo es empezar a atender antes de tener la constancia de habilitación, con la idea de regularizarlo después.
Le siguen las historias en hojas sueltas o en Word mientras se decide por un sistema, las autorizaciones de datos que nunca se firmaron y el calendario sin recordatorio para el cuarto año de la inscripción. Ninguno es difícil de evitar si se resuelve en el orden de esta guía, antes del primer paciente.
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