Política de Privacidad

En Doctia ("nosotros", "nuestro" o "la Plataforma"), respetamos su privacidad y nos comprometemos a proteger sus datos personales, especialmente los datos sensibles relacionados con su salud. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, compartimos y protegemos su información personal cuando utiliza nuestros servicios de gestión de citas médicas.

Al utilizar Doctia, usted acepta las prácticas descritas en esta política y se adhiere a la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos de salud.

1. Marco Normativo Aplicable

El tratamiento de datos personales y datos sensibles de salud en Doctia se realiza en estricto cumplimiento de la normatividad colombiana vigente:

1.1 Ley 1581 de 2012 - Ley de Protección de Datos Personales

Esta ley estatutaria desarrolla el derecho constitucional al Habeas Data, reconociendo y protegiendo el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Los datos de salud son considerados datos sensibles y reciben protección reforzada.

1.2 Ley 1266 de 2008 - Habeas Data

Esta ley regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales. Doctia garantiza el cumplimiento de los principios de veracidad, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad y confidencialidad.

1.3 Resolución 1995 de 1999 - Historias Clínicas

Esta resolución del Ministerio de Salud establece las normas para el manejo de la Historia Clínica, incluyendo su diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad. Los profesionales de la salud que utilizan nuestra plataforma deben cumplir con estos estándares.

1.4 Decreto 1377 de 2013

Este decreto reglamenta la Ley 1581 de 2012 y establece los procedimientos para el tratamiento de datos personales, las políticas de tratamiento y el ejercicio de los derechos de los titulares.

2. Adhesión de Pacientes a la Normatividad de Datos de Salud

AVISO IMPORTANTE: Todo paciente que sea agregado, registrado o cuya información sea ingresada en la Plataforma Doctia, ya sea directamente o a través de un profesional de la salud o centro médico, se adhiere automáticamente a la normatividad vigente para el uso de datos de salud en Colombia.

Esta adhesión implica:

• Consentimiento informado: Autorización para el tratamiento de datos personales y datos sensibles de salud conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Aceptación de protocolos: Cumplimiento de los estándares de manejo de historia clínica establecidos en la Resolución 1995 de 1999.
• Ejercicio del Habeas Data: Reconocimiento del derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.
• Finalidad del tratamiento: Los datos de salud serán utilizados exclusivamente para fines de atención médica, agendamiento de citas y seguimiento de tratamientos.
• Protección especial: Sus datos de salud son considerados datos sensibles y reciben el máximo nivel de protección legal.

El profesional de la salud o centro médico que registre pacientes en la Plataforma es responsable de informar adecuadamente al paciente sobre el tratamiento de sus datos y de obtener las autorizaciones correspondientes cuando la ley así lo requiera.

3. Información que Recopilamos

3.1 Datos de Identificación

Cuando crea una cuenta o se registra como paciente, podemos recopilar:

• Información personal: Nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, género.
• Información de contacto: Correo electrónico, número de teléfono, dirección.
• Información de emergencia: Contacto de emergencia y parentesco.

3.2 Datos Sensibles de Salud

En el contexto de la prestación de servicios médicos, los profesionales de la salud pueden registrar:

• Historia clínica: Antecedentes médicos, diagnósticos, tratamientos, procedimientos.
• Información de citas: Motivo de consulta, notas médicas, indicaciones.
• Datos de salud: Alergias, medicamentos, condiciones crónicas.

Estos datos sensibles son tratados con el máximo nivel de protección y confidencialidad, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 1995 de 1999.

3.3 Información de Profesionales de la Salud

• Información profesional: Nombre, especialidad, registro profesional, título.
• Información del consultorio: Dirección, horarios, servicios ofrecidos.
• Información de pago: Datos relacionados con la suscripción a la Plataforma.

3.4 Información Recopilada Automáticamente

• Datos de uso: Páginas visitadas, tiempo de navegación, acciones realizadas.
• Información del dispositivo: Tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, dirección IP.
• Cookies y tecnologías similares: Ver sección correspondiente para más detalles.

3.5 Pregunta al Copiloto antes de Crear su Cuenta

Si escribe una pregunta al copiloto clínico de Doctia antes de crear su cuenta, la última que escribió se guarda con su cuenta al registrarse. La usamos para responderla en su panel y, si autorizó los mensajes por WhatsApp (sección 3.6), para escribirle sobre su registro; se borra a los 30 días. Le recomendamos no incluir en ella nombres, documentos de identidad ni otros datos que permitan identificar a sus pacientes.

3.6 Mensajes por WhatsApp

Solo si marca la casilla «Acepto recibir por WhatsApp mensajes sobre mi cuenta de Doctia.» al crear su cuenta, le escribimos por WhatsApp desde el +57 310 528 5613 sobre su cuenta y su registro. La casilla no es obligatoria: sin ella su cuenta funciona igual. Guardamos que la marcó, la fecha y el texto que aceptó. Los mensajes se envían por la plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms, que los trata como encargado por cuenta de Doctia. Puede retirar la autorización cuando quiera, respondiendo al mensaje o desde el botón «¿Necesita soporte?» (sección 14).

4. Finalidades del Tratamiento de Datos

Utilizamos su información personal para:

• Prestación de servicios de salud: Facilitar el agendamiento de citas, gestión de historias clínicas y seguimiento de tratamientos.
• Gestión de cuentas: Crear y administrar perfiles de usuarios, pacientes y profesionales.
• Comunicaciones: Enviar confirmaciones de citas, recordatorios, y notificaciones importantes.
• Mejora del servicio: Analizar el uso de la Plataforma para optimizar la experiencia de usuario.
• Cumplimiento legal: Cumplir con obligaciones legales y regulatorias en materia de salud y protección de datos.
• Seguridad: Proteger la integridad de la Plataforma y prevenir accesos no autorizados.

5. Compartición de Información

5.1 Con Profesionales de la Salud

La información de los pacientes es compartida con los profesionales de la salud que los atienden, bajo estricta confidencialidad y secreto profesional.

5.2 Con Proveedores de Servicios

Compartimos datos con terceros que nos ayudan a operar la Plataforma, bajo acuerdos de confidencialidad:

• Proveedores de hosting y almacenamiento en la nube.
• Procesadores de pago.
• Servicios de comunicación (SMS, email).
• Servicios de mensajería (WhatsApp Business, de Meta Platforms, como encargado del tratamiento), para escribirle sobre su cuenta y su registro si lo autorizó (sección 3.6).
• El proveedor de inteligencia artificial que procesa las consultas al copiloto clínico (Anthropic, con servidores en Estados Unidos; ver sección 10).

5.3 Por Razones Legales

Podemos divulgar información cuando:

• Sea requerido por ley o autoridad competente.
• Sea necesario para proteger la vida o integridad del paciente.
• Exista autorización expresa del titular de los datos.

6. Derechos del Titular de los Datos (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008, usted tiene derecho a:

• Conocer: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Actualizar: Solicitar la actualización de sus datos personales.
• Rectificar: Corregir información personal inexacta o incompleta.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad autorizada (sujeto a obligaciones legales de conservación).
• Revocar: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
• Oponerse: Oponerse al tratamiento de sus datos para determinadas finalidades.
• Ser informado: Solicitar y obtener información sobre el uso que se ha dado a sus datos.

Para ejercer estos derechos, use el botón «¿Necesita soporte?» que aparece en esta web y en su panel: la solicitud queda registrada con fecha.

7. Seguridad de los Datos de Salud

Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger la información de salud:

• Cifrado en tránsito: toda conexión con la Plataforma va por HTTPS (TLS).
• Cifrado en reposo: el contenido clínico se cifra con AES-256-GCM antes de guardarse en la base de datos: el texto de la historia clínica (motivo de consulta, enfermedad actual, antecedentes, revisión por sistemas, examen mental, análisis, plan de manejo y órdenes), las notas aclaratorias, las notas de las citas, el texto y las firmas de los consentimientos y asentimientos, las firmas de asistencia y el documento de quien firma, las notas de signos vitales, odontograma, dermatología y optometría, y las transcripciones del dictado. Los archivos adjuntos del paciente y los audios del dictado se guardan cifrados en el disco. La clave se guarda aparte, fuera de la base de datos y de las copias de seguridad: un volcado de la base o una copia de seguridad no permite leer ese contenido.
• Lo que no se cifra: para buscar pacientes, agendar y generar el RIPS quedan sin cifrar el nombre, el documento y los datos de contacto del paciente, las fechas y horas, los estados de citas e historias y los códigos de diagnóstico (CIE-10) y de procedimiento (CUPS) con su descripción. Esos datos están protegidos por los controles de acceso y por el cifrado de las copias de seguridad.
• Controles de acceso basados en roles y permisos.
• Autenticación segura y gestión de sesiones.
• Auditorías y monitoreo de acceso a datos sensibles.
• Copias de seguridad diarias, cifradas con AES-256 y con una clave distinta de la del contenido clínico.
• Capacitación del personal en protección de datos de salud.

Cumplimos con los requisitos de seguridad establecidos en la Resolución 1995 de 1999 para la custodia y conservación de historias clínicas.

8. Retención de Datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento. Para datos de salud e historias clínicas, aplicamos los periodos de conservación establecidos en la Resolución 1995 de 1999:

• Historias clínicas: Mínimo 15 años contados a partir de la fecha de la última atención (5 años en archivo de gestión y 10 años en archivo central).
• Datos de citas: Durante la vigencia de la relación con el profesional de salud y el tiempo adicional requerido por ley.
• Pregunta escrita al copiloto antes de crear su cuenta: 30 días desde su registro (ver 3.5).

9. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Utilizamos cookies y tecnologías similares para:

• Mantener su sesión activa de forma segura.
• Recordar sus preferencias de usuario.
• Analizar el uso de la Plataforma para mejorar el servicio.

Puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar algunas funcionalidades de la Plataforma.

10. Transferencias Internacionales

En caso de que sus datos sean transferidos a servidores ubicados fuera de Colombia, garantizamos que dichos países cuenten con niveles adecuados de protección de datos o que existan las salvaguardas apropiadas conforme a la normatividad colombiana.

Las consultas que usted escribe al copiloto clínico, incluida la pregunta de la sección 3.5, las procesa Anthropic en servidores ubicados en Estados Unidos para generar la respuesta.

Los mensajes por WhatsApp de la sección 3.6 pasan por los servidores de Meta Platforms, que pueden estar fuera de Colombia.

11. Menores de Edad

Los datos de menores de edad solo pueden ser tratados con autorización del representante legal, conforme a la Ley 1581 de 2012. Los profesionales de la salud son responsables de obtener dicha autorización para el tratamiento de datos de pacientes menores de edad.

12. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Le notificaremos sobre cambios significativos publicando la nueva política en la Plataforma y actualizando la fecha de "Última actualización". Su uso continuado de los servicios después de los cambios constituye su aceptación de la política actualizada.

13. Autoridad de Control

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia. Puede presentar quejas o reclamos ante esta entidad si considera que sus derechos han sido vulnerados.

14. Contacto

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos:

• Botón «¿Necesita soporte?»: en esta web y en su panel
• Solicitudes de datos: desde el botón «¿Necesita soporte?» de su panel
• Sitio web: www.doctia.co

Atenderemos sus solicitudes en los términos y plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.