Software para generar RIPS desde la historia clínica

DoctIA no es un sistema de facturación ni emite documentos ante la DIAN. La factura electrónica de venta la expide usted con el proveedor de facturación que ya use. DoctIA toma el número de esa factura, que usted escribe, y arma el RIPS que la soporta, porque la Resolución 2275 de 2023 establece el RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud.

El resultado es un archivo por factura, que se descarga en JSON o comprimido en ZIP, y un PDF de lectura para revisar el contenido sin abrir el código. Si usted expide una sola factura mensual por sus atenciones, puede aplicar la opción «una sola factura para el mes» y asociar a ese número las atenciones del periodo que aún no lo tienen, sin escribirlo consulta por consulta.

No toda atención genera un cobro. Una consulta de control que usted decide no cobrar, una valoración de cortesía o una atención en una jornada sin costo también son servicios prestados. La Resolución 2275 de 2023 prevé para esos casos el RIPS sin factura: el que generan quienes están obligados a reportar RIPS cuando prestan servicios de salud sin retribución monetaria.

En DoctIA las atenciones registradas sin cobro generan un RIPS sin número de factura, separado de los que soportan facturas. Así no tiene que inventar un número ni dejar por fuera atenciones que sí ocurrieron. Si duda de cómo clasificar una atención concreta, resuélvalo con su contador antes de cerrar el mes.

El campo que más dudas produce en un consultorio pequeño es el código del servicio. DoctIA propone el código CUPS según su especialidad y el tipo de atención, primera vez o control, de modo que no tiene que buscarlo en la tabla cada mes. Usted lo confirma o lo cambia cuando el servicio prestado fue otro distinto del habitual.

Los demás campos codificados del anexo técnico se llenan con las tablas de referencia vigentes y no con texto libre. Importa porque el mecanismo único de validación revisa cada campo contra las tablas del Ministerio, y un municipio escrito a mano o una finalidad que no existe en la tabla bastan para que el archivo no supere la validación.

• Tipo de usuario, según la tabla de referencia que el Ministerio define para el RIPS
• Finalidad de la atención y causa que motivó la consulta, con sus códigos vigentes
• Municipio de residencia con el código DIVIPOLA y zona territorial de residencia del paciente
• Diagnóstico principal con su código CIE-10, elegido con el buscador de la historia

Antes de entregarle el archivo, DoctIA revisa lo que se puede comprobar sin consultar SISPRO: que el tipo de documento corresponda a la edad del paciente, que cada atención tenga diagnóstico y que los datos del prestador estén completos. Una cédula registrada a un niño de cinco años o un adulto con tarjeta de identidad se señalan antes de que lleguen al RIPS.

Hay validaciones que solo hace el Ministerio, porque dependen de información a la que un software de consultorio no tiene acceso, como la relación con la factura electrónica ya validada por la DIAN. La revisión previa sirve para corregir en el consultorio los errores evidentes, pero no reemplaza la validación oficial ni garantiza que el archivo la supere.

DoctIA no transmite el archivo al Ministerio ni se conecta con SISPRO, las EPS o la ADRES. Usted descarga el RIPS y lo presenta por su cuenta ante el mecanismo único de validación, junto con la factura electrónica cuando la hay. La Resolución 2275 de 2023 prevé que los facturadores del sector salud se registren en SISPRO como requisito previo para usar ese mecanismo.

Cuando el RIPS cumple todas las reglas de validación, el mecanismo le asigna el Código Único de Validación, CUV, que certifica la aprobación. Con ese resultado sigue el trámite ante la entidad responsable del pago. Si el archivo es rechazado, corrija el dato en la historia o en la ficha del paciente y vuelva a generar el RIPS, en lugar de editar el JSON a mano.

• Expida la factura electrónica de venta en su sistema de facturación habitual
• Escriba ese número en DoctIA, atienda las alertas de la revisión y descargue el JSON o el ZIP
• Presente el archivo ante el mecanismo único de validación con su usuario de SISPRO
• Guarde el resultado de la validación junto con la factura y el PDF de lectura del RIPS

El RIPS reúne datos de salud de todos los pacientes del periodo: diagnósticos, fechas de atención y documentos de identidad. Por eso en DoctIA solo quien administra el consultorio puede generarlo. Los demás usuarios trabajan con sus propios permisos, y la recepción, que agenda y recibe a los pacientes, no ve el contenido clínico de las historias.

Si delega la parte administrativa en un contador o en un asistente, acuerde quién descarga el archivo, dónde se guarda y quién lo elimina del computador después de presentarlo. Los datos de salud son sensibles según la Ley 1581 de 2012, y un archivo JSON olvidado en una carpeta de descargas o reenviado por correo sigue siendo información de sus pacientes.

DoctIA está pensado para la consulta externa de consultorios y profesionales independientes. Si su operación incluye hospitalización, urgencias o dispensación de medicamentos, o si busca un único sistema que facture ante la DIAN y transmita el RIPS sin intervención suya, necesita otra clase de herramienta, normalmente un sistema institucional con facturación integrada.

Y si hoy no factura a ninguna entidad ni presta servicios que deba reportar, confirme con su contador si le aplica antes de pagar por un generador. En cambio, encaja si atiende en consultorio, factura con un proveedor aparte y quiere que el RIPS salga de la historia clínica que ya lleva. El generador está incluido en el plan de $350.000 COP al mes.