¿Quién custodia la historia clínica y qué implica?

• Conservarla por el plazo legal — quince años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 que modificó los plazos de la 1995 de 1999.
• Garantizar su integridad: que no se altere, que no se borre y que las correcciones queden trazadas en vez de sobrescribir lo anterior.
• Garantizar su reserva: que solo accedan quienes la norma autoriza.
• Garantizar su disponibilidad: poder entregarla cuando el usuario o una autoridad competente la solicite en los términos de ley.
• Mantener condiciones de archivo adecuadas, tanto en papel como en medio electrónico.

Este es el caso que más dudas genera y el que más conflictos produce. Si el profesional atendía bajo la razón social de un centro médico, las historias que generó son del prestador: el centro sigue siendo el custodio y el profesional no puede llevárselas al irse.

Si el profesional atendía como prestador independiente, con su propia habilitación, entonces el custodio es él y la obligación de conservación lo acompaña.

Lo que casi nunca está por escrito, y debería, es qué pasa en la práctica compartida: quién custodia cuando varios profesionales independientes usan la misma sede. Dejarlo definido en el contrato antes de empezar evita el problema el día que alguien se marcha.

Cerrar no extingue la obligación de conservación: el plazo legal sigue corriendo sobre historias que ya no tienen consulta abierta. Quien cierra debe garantizar que el archivo se conserve y que siga siendo consultable durante el tiempo que falte.

Es una de las razones prácticas por las que el archivo en papel es mala idea en una consulta pequeña: hay que guardar físicamente cajas durante años después de haber cerrado la puerta. Un archivo electrónico respaldado convierte esa obligación en algo manejable.

El usuario puede acceder a su historia clínica: la Resolución 1995 de 1999 lo incluye expresamente entre quienes pueden consultarla. Entregar copia no transfiere la custodia — el prestador sigue obligado a conservar el original por el plazo legal.

Dicho de otro modo: el paciente tiene derecho a una copia, no a llevarse el expediente y dejarle a usted sin registro. Si entrega el único ejemplar que tiene, el incumplimiento del deber de conservación es suyo.

• La obligación es la misma; lo que cambia es cómo se demuestra que se cumple.
• Integridad: las notas se firman y se bloquean, y las correcciones quedan como corrección fechada, no como reescritura.
• Reserva: el acceso se controla por rol y queda registrado quién abrió qué historia y cuándo. En papel eso simplemente no se puede probar.
• Disponibilidad: la copia para el usuario o para la autoridad se exporta en PDF sin desmontar un archivador.
• Conservación: el respaldo es continuo y no depende de que alguien se acuerde de hacerlo.

• Creer que el médico es dueño de las historias que hizo para un tercero. El custodio es el prestador.
• Entregar el original al paciente y quedarse sin registro.
• Cerrar el consultorio y deshacerse del archivo antes de que venza el plazo.
• Un solo usuario compartido por todo el equipo: aunque el sistema registre accesos, si todos entran con la misma cuenta la trazabilidad no existe.
• No dejar por escrito la custodia en la práctica compartida.