Guía práctica
No todo el mundo en el consultorio necesita ver lo mismo. Definir bien los roles y permisos del equipo de salud evita accesos innecesarios a información clínica sensible, aclara quién responde por cada registro y facilita cumplir la reserva de la historia clínica. Esta guía explica cómo hacerlo en un consultorio o centro pequeño.
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Cuando todo el equipo comparte el mismo usuario, o cuando todos ven absolutamente todo, se pierde la posibilidad de saber quién hizo qué y se expone información clínica a personas que no la necesitan para su función. Un asistente que agenda citas no necesita leer el contenido de las notas clínicas para hacer bien su trabajo.
El acceso «todo o nada» también castiga al propio equipo: cualquier error, borrado o consulta indebida queda sin autor, y el propietario termina respondiendo por todos. Los permisos por rol no son desconfianza; son la forma de que cada persona responda solo por lo suyo y de que el consultorio pueda demostrar cómo protege la historia clínica.
En la práctica, un consultorio o centro pequeño cabe en cuatro roles. Lo que cambia entre uno y otro es la frontera: qué agendas ve, si abre historias clínicas ajenas, si toca la configuración y si puede crear o desactivar usuarios. Menos roles, bien definidos, funcionan mejor que muchos matices.
Asigne el rol según lo que la persona hace cada día, no según su título. Un médico que solo atiende es «profesional» aunque sea socio; una enfermera jefe que coordina la agenda de todos puede necesitar «profesional admin». Y el propietario debería ser uno, o muy pocos.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisEl principio es sencillo: cada usuario accede a la información mínima necesaria para su función, durante el tiempo que la ejerce. Aplicarlo exige pensar en tareas concretas, no en cargos. Escriba qué necesita ver la recepción para confirmar una cita y cobrar, y notará que nada de eso requiere abrir la nota clínica.
Haga el mismo ejercicio para cada rol y obtendrá una tabla de una página que sirve para configurar el sistema y para explicarle a cada persona por qué ve lo que ve. Cuando alguien pida «acceso a todo», vuelva a esa tabla: si la tarea no aparece en su fila, el permiso no se otorga; si aparece, se ajusta el rol.
Incluso entre colegas, la nota clínica suele ser información que solo concierne al profesional tratante y a quien continúa la atención. Esto es particularmente relevante en psicología y psiquiatría, donde el contenido de una nota puede ser mucho más sensible que en una consulta general, y en especialidades que registran salud sexual o consumo de sustancias.
Cuando un paciente es atendido por dos profesionales del mismo centro, ambos necesitan ver la evolución: es el mismo expediente. La regla de equipo debería ser explícita: se consulta la historia de un paciente cuando se lo atiende o se prepara su atención, no por curiosidad, y esa regla se explica a cada persona que ingresa.
Los permisos dicen quién puede entrar; la trazabilidad dice quién entró y qué hizo. En una historia clínica electrónica eso se resuelve con tres medidas: un usuario individual por persona, la firma de cada nota por el profesional que la cerró, con fecha y hora, y el bloqueo de la nota una vez firmada.
Con eso, una nota nunca queda huérfana ni se modifica sin dejar rastro. Si años después hay una reclamación, el consultorio puede mostrar quién atendió, cuándo y qué escribió, sin depender de la memoria de nadie. Es la misma secuencialidad que pide la Resolución 1995 de 1999, aplicada al trabajo en equipo.
Vale la pena revisar los roles cada vez que alguien entra o sale del equipo, o cuando cambia de función dentro del consultorio, por ejemplo si un asistente pasa a atender pacientes. Dejar permisos desactualizados es una de las formas más comunes en que se acumulan accesos innecesarios.
La revisión no tiene que ser larga: una lista de usuarios activos, leída una vez por trimestre por el propietario, con una pregunta por nombre: ¿esta persona sigue aquí y sigue haciendo lo mismo? Si la respuesta es no, se desactiva o se ajusta el rol ese mismo día, y se anota quién hizo la revisión y cuándo.
La Ley 23 de 1981 sujeta la historia clínica a reserva: solo el paciente y los terceros autorizados por él o por la ley pueden conocerla. La Resolución 1995 de 1999 asigna su custodia al prestador y prevé un comité de historias clínicas. Los roles son la forma práctica de cumplir esa custodia dentro del propio equipo.
La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 tratan los datos de salud como sensibles y exigen que solo personas autorizadas los consulten; la Ley 2015 de 2020 reitera ese carácter para la historia clínica electrónica. Y la Resolución 3100 de 2019 incluye el estándar de historia clínica y registros entre los requisitos de habilitación: controlar quién accede es parte de manejar bien esos registros.
Doctia tiene cuatro roles (propietario, profesional admin, profesional y asistente), cada uno con su propio usuario y con acceso limitado a lo que corresponde a su función dentro del consultorio. Los datos son accesibles solo para los usuarios del propio consultorio, con acceso por usuario y rol.
Cada nota queda firmada por el profesional que la cerró, con fecha y hora, y se bloquea al cerrarla. El propietario crea, ajusta y desactiva usuarios desde la misma cuenta. Son los usuarios con roles y permisos por persona pensados para centros, IPS y clínicas, con 9 días de prueba con todas las funciones.
Cuatro: propietario, profesional admin, profesional y asistente. Cada uno tiene su propio usuario y contraseña, y ve solo la información que corresponde a su función dentro del consultorio: el asistente la agenda y los datos de contacto, el profesional su agenda y sus pacientes, el profesional admin además los usuarios, y el propietario todo, incluida la configuración.
El rol de asistente está pensado para gestionar la agenda, recibir al público y registrar cobros, con acceso limitado al contenido clínico de las notas, que queda asociado al profesional que atiende. Ve lo necesario para agendar y confirmar: nombre, documento, contacto y cita. No necesita, ni debería, leer la evolución clínica.
Sí. El propietario puede ajustar el rol de cada miembro del equipo cuando cambien sus funciones dentro del consultorio, por ejemplo si un asistente pasa a ser profesional o si un profesional asume la administración. Lo que ya firmó con su rol anterior queda intacto, con su nombre, fecha y hora.
Porque la historia clínica es información sensible aunque el equipo sea de dos o tres personas, y la reserva de la Ley 23 de 1981 no depende del tamaño del consultorio. Definir roles desde el inicio evita accesos innecesarios, deja claro quién responde por cada registro y ahorra reorganizar todo cuando llegue la cuarta persona.
Desactívelo el mismo día de la salida, antes de cualquier otro trámite. No lo borre ni lo reasigne a otra persona: las notas que firmó deben seguir mostrando su nombre, fecha y hora. Reasigne a otro profesional las citas pendientes de sus pacientes y anote la fecha en que se hizo el cambio.
No es recomendable. Con un usuario compartido nadie puede demostrar quién registró, modificó o consultó cada historia, y la nota firmada deja de identificar a su autor real. En Doctia no hay cobro por usuario adicional que justifique compartirlo: el plan es único, sin cobros por paciente ni por consulta, y cada persona tiene su acceso.
Sí. La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 clasifican los datos de salud como sensibles: requieren autorización previa, expresa e informada del titular y un tratamiento más cuidadoso, y la Superintendencia de Industria y Comercio vigila su cumplimiento. La Ley 2015 de 2020 reitera ese carácter para la historia clínica electrónica.
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