Guía práctica
La respuesta corta: 15 años desde la última atención. La larga importa, porque la cifra que más circula en internet, 20 años, quedó desactualizada en 2017 y se sigue repitiendo. Esta guía resume los plazos vigentes, cómo se cuentan y qué hacer cuando se cumplen. Es contenido informativo; para un caso puntual consulte a su asesor jurídico.
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La Resolución 1995 de 1999 fue la norma que fijó originalmente los tiempos de conservación de la historia clínica, y establecía 20 años. En 2017 el Ministerio de Salud expidió la Resolución 839, que modificó ese plazo y lo dejó en un mínimo de 15 años contados desde la fecha de la última atención. Muchos textos en línea siguen citando la cifra anterior.
La regla tiene dos tramos: los primeros cinco años la historia permanece en el archivo de gestión del prestador y los diez siguientes en el archivo central. El conteo empieza con la última atención registrada, no con la apertura de la historia, un detalle que cambia bastante los cálculos en pacientes que consultan durante años.
El punto de partida es la fecha de la última atención, y eso tiene consecuencias prácticas. Un paciente que consulta cada año reinicia el conteo en cada visita: su historia nunca «vence» mientras siga en atención. Solo cuando deja de asistir empieza a correr el plazo, y el consultorio necesita saber cuál fue esa última fecha para calcularlo.
Por eso el archivo debe organizarse por fecha de última atención y no por fecha de apertura. En papel eso obliga a revisar carpetas una a una; en un sistema electrónico basta consultar la evolución cronológica del paciente. Un error común es aplicar el plazo a todo el archivo desde un mismo año, lo que lleva a eliminar historias que todavía debían conservarse.
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Crear mi cuenta gratisEl archivo de gestión es donde reposa la historia mientras el paciente sigue en atención o poco después de su última consulta: debe estar a mano porque se consulta con frecuencia. Cumplidos cinco años sin nueva atención, la historia pasa al archivo central, donde permanece diez años más con consulta ocasional.
En un archivo físico esta distinción implica mover carpetas de un sitio a otro, con inventario y control de préstamos. En un sistema electrónico ambos periodos se reducen a una obligación: mantener el registro disponible, íntegro y legible durante los quince años completos. La norma no exige dos «archivos» separados dentro del software, sino que la historia pueda entregarse cuando se requiera.
La Resolución 839 de 2017 prevé plazos mayores en situaciones concretas. Cuando la historia clínica corresponde a víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones al Derecho Internacional Humanitario, los tiempos de retención y conservación se duplican, es decir, treinta años en total. Y si la historia forma parte de un proceso por delitos de lesa humanidad, su conservación es permanente.
En la práctica, la mayoría de los consultorios privados no sabrán de antemano si una historia cae en estas categorías. Lo prudente es no destruir ninguna historia sobre la que exista una solicitud judicial, una queja en trámite o un requerimiento de autoridad, aunque se hayan cumplido los quince años, y consultar al asesor jurídico antes de la disposición final en cualquier caso dudoso.
Cumplido el término mínimo, la historia clínica puede eliminarse. No es una obligación de borrar el registro apenas se cumple el plazo, sino la posibilidad legal de hacerlo cuando el prestador lo decida, siguiendo su propio procedimiento de gestión documental y dejando constancia escrita de cada historia eliminada.
Antes de la disposición final hay un paso que casi nadie tiene presente: la Resolución 839 de 2017 exige publicar dos avisos en un diario de circulación nacional, con ocho días de intervalo, para que el paciente o su representante puedan reclamar la historia antes de que se elimine. Omitirlo convierte una destrucción legítima en un incumplimiento.
El error más extendido es seguir aplicando los 20 años del régimen anterior: conservar más tiempo no es ilegal, pero genera costos de archivo innecesarios y, en papel, más riesgo de deterioro y pérdida. El segundo es el contrario: eliminar historias por antigüedad de apertura sin verificar la última atención.
También son frecuentes la destrucción sin avisos ni acta, la mezcla de historias activas e inactivas en el mismo archivador y, en consultorios que cambiaron de software, la pérdida del acceso a las historias del sistema anterior. Conservar no es solo guardar: es poder recuperar y leer el registro cuando alguien lo pide.
Sí. La obligación de conservar no depende del soporte. Lo que exige la norma es que el registro esté disponible, íntegro y legible durante todo el plazo mínimo, sea en papel o en un sistema electrónico. La Ley 2015 de 2020, que crea la historia clínica electrónica interoperable, no cambió estos tiempos.
Lo que sí cambia es la forma de cumplir. En electrónico, la integridad depende de que las notas no puedan alterarse después de firmadas y de que exista respaldo; la disponibilidad, de poder exportar el historial completo cuando se requiera; y la legibilidad, de que el formato de salida sea uno estándar, como el PDF, que pueda abrirse dentro de quince años.
Al llevar la historia clínica en un sistema electrónico como Doctia, el registro no depende de una carpeta física que se puede deteriorar, extraviar o dañar antes de cumplir el plazo legal. Cada nota queda firmada y bloqueada al cerrarse, con el profesional, la fecha y la hora, y el expediente conserva la evolución cronológica completa, con la última atención siempre a la vista.
El historial completo de cada paciente puede exportarse en PDF, sea para entregarlo al paciente que lo reclama o para archivarlo. Y si el consultorio decide no continuar con el servicio, sus historias no se borran: puede seguir consultándolas y exportándolas, aunque ya no pueda crear nuevas. Doctia es un software web con 9 días de prueba.
Quince años como mínimo desde la fecha de la última atención: cinco en el archivo de gestión y diez en el archivo central, según la Resolución 839 de 2017. Si encuentra la cifra de 20 años, corresponde a la Resolución 1995 de 1999, el régimen anterior, modificado en 2017.
Desde la fecha de la última atención registrada al paciente, no desde la apertura de la historia. Cada nueva consulta reinicia el conteo, así que la historia de un paciente activo no vence mientras siga asistiendo. Por eso el archivo debe organizarse por última atención y revisarse historia por historia antes de cualquier eliminación.
No de forma inmediata ni silenciosa. Cumplidos los 15 años, la Resolución 839 de 2017 pide publicar dos avisos en un diario de circulación nacional, con ocho días de diferencia, para que el paciente pueda reclamarla. Solo después procede la disposición final, con acta y según la gestión documental del prestador.
Sí. La obligación de conservación aplica sin importar si el soporte es físico o electrónico. Lo que exige la norma es que el registro esté disponible, íntegro y legible durante todo el plazo mínimo. En un sistema electrónico eso se traduce en notas que no se alteran después de firmadas, respaldo y posibilidad de exportar el historial completo.
Sí. En historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones al Derecho Internacional Humanitario, los plazos de retención y conservación se duplican. Si la historia forma parte de un proceso por delitos de lesa humanidad, su conservación es permanente. También conviene conservar cualquier historia con requerimientos judiciales o quejas en curso.
La obligación de conservar sigue vigente. Antes de cambiar de sistema asegúrese de poder exportar todas las historias en un formato legible, como PDF, y de conservar el acceso al sistema anterior mientras dure el plazo. Si cierra el consultorio, defina quién custodiará el archivo durante los años restantes y cómo lo entregará a un paciente que lo pida.
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