Guía práctica
No todos los sistemas de historia clínica resuelven lo mismo. Antes de comprometerse con uno, revise estos criterios clínicos, normativos, económicos y prácticos para no terminar migrando de nuevo dentro de un año, con los pacientes a medias entre dos sistemas.
9 días gratis, sin tarjeta · luego $350.000 al mes, sin permanencia
La mayoría de las comparaciones de software de historia clínica empiezan por una tabla de funciones. Es mejor empezar por su día a día: cuántos pacientes atiende, si trabaja solo o con otros profesionales, si hace procedimientos, si atiende niños, si tiene secretaria y desde qué dispositivo va a registrar la nota.
Con esa lista en la mano, cada función que le muestren se puede evaluar con una pregunta simple: ¿esto resuelve algo que hago todas las semanas o es algo que quizá use una vez al año? Un sistema de historia clínica electrónica para un consultorio independiente no necesita lo mismo que una IPS con veinte usuarios.
Un software puede verse muy bien y aun así no cubrir lo esencial de una historia clínica. Antes de mirar el diseño, confirme que resuelva lo que la práctica clínica exige y lo que la Resolución 1995 de 1999 describe como características de la historia: integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad.
Pida ver una historia completa de ejemplo, desde la apertura del expediente hasta la nota de control, y fíjese en si la información queda ordenada cronológicamente y si cada registro muestra quién lo hizo y cuándo. Esa prueba de cinco minutos revela más que cualquier folleto comercial.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisLos sistemas genéricos suelen resolver la nota narrativa y poco más. Si su especialidad tiene herramientas propias, verifique que existan y que estén bien hechas: no es lo mismo un campo de texto llamado «odontograma» que un odontograma en notación FDI sobre el que se marca el plan de tratamiento.
Ejemplos concretos que conviene pedir: curvas de crecimiento con las tablas de la OMS y clasificación según la Resolución 2465 de 2016 en pediatría; registro de lesiones con criterios ABCDE en dermatología; consentimientos informados por procedimiento con firma del paciente en pantalla; plantillas de procedimientos que usted mismo pueda editar.
Un sistema de historia clínica que además incluya agenda le evita duplicar el registro del paciente en dos herramientas distintas. Pregunte si tiene página pública de reservas, si el paciente puede agendar sin llamar, si la cita queda vinculada al expediente y si envía recordatorio de la cita.
Pregunte también por qué canal llega ese recordatorio y no dé por hecho nada: hay sistemas que lo envían solo por correo electrónico y otros que lo cobran aparte. Lo mismo con la modalidad de la cita: si atiende de manera presencial y virtual, la agenda debería registrar cuál es cada una.
Un software que tarda semanas en implementarse rara vez se termina de adoptar bien. Pregunte cuánto toma crear la primera historia clínica desde cero y si existe un período de prueba real con todas las funciones, no solo una demostración guiada por un vendedor.
Durante la prueba, registre pacientes reales de su semana (con su autorización de datos) y haga el recorrido completo: agendar, abrir la historia, diagnosticar con CIE-10, firmar, exportar el PDF. Si en ese recorrido necesita llamar a soporte más de una vez, tome nota: eso se repetirá con cada persona de su equipo.
La letra pequeña importa tanto como las funciones. Revise si el precio anunciado incluye todo o si hay funciones esenciales bloqueadas en planes superiores, si cobra por paciente o por consulta, y qué pasa con sus datos si decide cambiar de proveedor o dejar de pagar.
Recuerde que la historia clínica debe conservarse un mínimo de 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017) y que los datos de salud son sensibles según la Ley 1581 de 2012. Un proveedor que borra sus historias cuando termina la suscripción le deja a usted un problema legal, no solo comercial.
El error más frecuente es decidir por el precio de entrada sin sumar los cobros por usuario, por paciente o por módulo, que en un año pueden triplicar la cifra inicial. El segundo es elegir un sistema pensado para hospitales, con decenas de pantallas que un consultorio de una persona jamás usará.
También es común no probar la exportación hasta el día en que se quiere cambiar de proveedor, y descubrir que el PDF no incluye los consentimientos o que la evolución sale desordenada. Pruebe la salida de datos el primer día, no el último, y con un paciente que tenga varias consultas.
Doctia tiene un solo plan con todo incluido: historia clínica estructurada con firma y bloqueo de la nota, diagnósticos CIE-10 con sinónimos clínicos y su equivalente DSM-5, expediente único con signos vitales y gráficas, consentimientos firmados en pantalla, agenda con página pública de reservas, recordatorio por correo, RIPS en JSON y roles para su equipo.
Se usa desde el navegador en computador, tablet o celular. La prueba es de 9 días con todas las funciones y sin tarjeta; después cuesta $350.000 COP al mes, sin cobros por paciente ni por consulta. Si no continúa, sus historias no se borran: puede seguir consultándolas y exportarlas en PDF.
Notas clínicas estructuradas y firmadas por el profesional, con fecha, hora y bloqueo del registro al cerrarse; un expediente único por paciente con antecedentes y evolución cronológica; un catálogo de diagnósticos CIE-10 (y DSM-5 si aplica) y la posibilidad de exportar el historial completo en PDF para entregarlo al paciente o a otra institución.
Si su consultorio maneja citas, conviene que la agenda y la historia clínica estén en el mismo sistema: evita registrar los datos del paciente dos veces, vincula cada cita con su expediente y mantiene todo en un solo lugar. Doctia incluye agenda e historia clínica en un solo plan, con página pública de reservas.
Varía mucho según el proveedor y el modelo de cobro (por usuario, por paciente o por módulo). Doctia tiene un solo plan: $350.000 COP al mes, con 9 días de prueba sin tarjeta, todas las funciones activas y sin cobros por paciente ni por consulta.
Sí. La mayoría de consultorios empiezan a usar el software desde la próxima consulta y van registrando los antecedentes relevantes del paciente a medida que lo atienden, sin digitalizar todo el archivo físico de una sola vez. El papel se conserva archivado durante el plazo legal como respaldo.
Cuatro preguntas resuelven casi todo: quién puede acceder a mis datos dentro del proveedor; qué pasa con mis historias si dejo de pagar; si puedo exportar todo en un formato legible; y cuánto cuesta el segundo año con todos los usuarios que necesito. Pida las respuestas por escrito.
No necesariamente, pero sí uno con usuarios y roles por persona, para que cada profesional firme sus propias notas y la recepción vea la agenda sin acceder a la historia. Verifique que el precio incluya a todo el equipo y que cada nota quede identificada con quien la escribió.
No. La habilitación ante la Secretaría de Salud es un trámite del prestador según la Resolución 3100 de 2019, en el que el estándar de historia clínica y registros es uno de los requisitos. Un buen software le ayuda a cumplir ese estándar, pero ningún programa sustituye el trámite ni lo aprueba por usted.
9 días de prueba gratis, sin tarjeta de crédito, con todas las funciones activas.
9 días gratis, sin tarjeta · luego $350.000 al mes, sin permanencia
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