Guía práctica
El correo electrónico sigue siendo un canal confiable y económico para recordarle una cita a un paciente, si se usa con el momento y el contenido correctos. Esta guía explica cuándo enviarlo, qué debe decir, cómo evitar que llegue a no deseados y cómo medir si está funcionando.
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A diferencia de una llamada, el correo no depende de que el paciente conteste en ese momento exacto: queda en su bandeja, se puede reabrir y sirve como registro escrito de lo que se le informó. Para el consultorio, es un canal que se puede automatizar sin necesitar a alguien marcando número por número.
La llamada sigue teniendo su lugar: en citas de primera vez, en procedimientos y con pacientes mayores que no revisan el correo. Lo eficiente es usar el correo como base para todas las citas y reservar la llamada para los casos en que de verdad aporta algo.
Entre 24 y 48 horas antes de la cita suele ser el punto ideal: es tiempo suficiente para que el paciente reorganice su día o reprograme si lo necesita, sin quedar tan lejos de la fecha como para olvidarse de nuevo. Un correo enviado el mismo día sirve como confirmación, pero llega tarde para reubicar el cupo.
Para citas tomadas con varias semanas de anticipación, como los controles trimestrales, un aviso adicional una semana antes reduce los olvidos. La hora de envío también cuenta: al comienzo de la mañana o al final de la tarde el correo compite con menos mensajes que a mediodía.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisUn buen recordatorio es corto y va directo a lo que el paciente necesita confirmar. Todo lo que no ayude a que llegue a la hora correcta, al lugar correcto y preparado, sobra. El paciente debería poder leerlo completo en la pantalla del celular sin desplazarse.
Piense en el asunto como si fuera el mensaje completo, porque muchas personas solo leen eso en la vista previa. «Recordatorio: cita con la Dra. Gómez, jueves 12 a las 3:00 p. m.» dice mucho más que «Información importante sobre su cita».
El mejor mensaje no sirve si termina en la carpeta de no deseados. Envíe siempre desde la misma dirección del consultorio, con un nombre de remitente reconocible, y evite las mayúsculas sostenidas, los enlaces múltiples y los adjuntos pesados en el cuerpo del mensaje.
Cuando agende a un paciente nuevo, dígale que recibirá un correo del consultorio y pídale que lo busque en no deseados la primera vez y marque el remitente como seguro. Un solo movimiento del paciente arregla todos los recordatorios futuros.
Enviarlo desde una dirección genérica que parece publicidad, sin un asunto claro con la fecha, es de los errores más comunes. Otro frecuente es obligar al paciente a llamar para reprogramar en vez de dejarle un enlace directo: esa fricción hace que muchos simplemente no hagan nada y terminen faltando.
También es común tener mal el correo del paciente. Un carácter equivocado al registrar la dirección y el recordatorio nunca llega, sin que nadie se entere. Verifique la dirección en voz alta al agendar y corríjala en la ficha del paciente si el sistema reporta que el correo rebotó.
El recordatorio no debería incluir información clínica: ni el diagnóstico, ni el motivo de consulta, ni resultados. El correo puede ser leído por otras personas del hogar o de la oficina, y los datos de salud son sensibles según la Ley 1581 de 2012.
Basta con la fecha, la hora, el profesional y el lugar. Si necesita indicar una preparación, hágalo de forma neutra («asistir en ayunas») sin explicar la causa. La dirección de correo del paciente también es un dato personal: úsela solo para la relación asistencial, no para envíos comerciales sin autorización.
El único indicador que importa es la tasa de inasistencia antes y después de activar el recordatorio, medida durante al menos un mes en cada caso. Si baja, el canal funciona; si no, revise primero si los correos están llegando y luego el contenido del mensaje.
Complemente con dos datos sencillos: cuántos pacientes reprogramaron a partir del correo (en vez de simplemente faltar) y cuántas direcciones rebotaron. Un rebote alto casi siempre señala un problema de captura de datos en la recepción, no del canal. Si rebotan varias direcciones cada semana, el problema está en cómo se toma la dirección al agendar: pídala deletreada y repítala en voz alta antes de guardarla.
En Doctia, toda cita con el correo del paciente registrado (agendada por la recepción o por el paciente desde la página pública de reservas) recibe un recordatorio por correo electrónico unas 24 horas antes, con los datos de la cita, sin que usted tenga que escribirlo cada vez. El recordatorio se envía únicamente por correo.
Como la agenda está integrada con la historia clínica, el correo del paciente vive en su expediente y se corrige una sola vez. La página de reservas le da al paciente un lugar donde reservar por sí mismo, lo que reduce las llamadas para tomar otra cita.
Sí. Unas 24 horas antes de cada cita agendada en Doctia, el paciente recibe un recordatorio por correo electrónico con la fecha, la hora y el profesional, sin que usted tenga que redactarlo. Solo necesita que la dirección de correo del paciente esté registrada correctamente en su expediente.
Actualmente Doctia envía los recordatorios únicamente por correo electrónico. Es un canal que no depende de que el paciente tenga un número guardado ni de que conteste en el momento, deja registro escrito de lo enviado y no tiene costo por mensaje. Si necesita otro canal, puede solicitarlo desde el botón de soporte de la aplicación.
Como mínimo: fecha y hora de la cita, el profesional o servicio, el nombre y la dirección del consultorio y una forma clara de cancelar o reprogramar si el paciente no puede asistir. No incluya diagnósticos ni motivos de consulta: son datos sensibles y el correo puede leerlo otra persona.
Entre 24 y 48 horas antes suele ser el punto ideal: da tiempo a que el paciente reorganice su día o reprograme, sin que el mensaje quede tan lejos que se olvide de nuevo. Para citas agendadas con semanas de anticipación, un aviso adicional una semana antes ayuda a reducir los olvidos.
Revise primero la dirección registrada en su ficha, letra por letra; la mayoría de los casos son un error de captura. Luego pídale que busque el remitente en la carpeta de no deseados y lo marque como seguro. Si el problema persiste con varios pacientes, revise el nombre y la dirección del remitente.
Funciona cuando el paciente o un familiar revisa el correo con regularidad. Para adultos mayores que no lo usan, registre el correo de un hijo o cuidador con autorización del paciente, y complemente con una llamada breve el día anterior. El correo sigue siendo útil como registro de lo informado.
No sin su autorización expresa. La dirección de correo es un dato personal y fue entregada para la atención en salud. La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa, expresa e informada para cada finalidad; enviar publicidad con datos recogidos para la consulta puede generarle reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Active la agenda de Doctia y cada cita queda confirmada y recordada por email. 9 días de prueba.
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